Warum keine Open-Source-Software bei ELSTER einreichen kann

Veröffentlicht: 26. August 2026 · 21 Min. LesezeitKI-native VerwaltungSoftware und SicherheitRecht und Steuern

Warum keine Open-Source-Software bei ELSTER einreichen kann

Wir betreiben eine kleine deutsche Holding weitgehend automatisiert. Bankdaten, Rechnungsstellung, Belegerfassung, Korrespondenz und Dokumentensatz laufen über Skripte, und die Grenzkosten der meisten Verwaltungsarbeit liegen nahe null. Die Körperschaftsteuererklärung ist die Ausnahme, und der Grund dafür ist eine Lizenzklausel und keine fehlende Funktion. ELSTER, das elektronische Übermittlungssystem der deutschen Finanzverwaltung, ist aus eigener Software nur über ERiC erreichbar, eine geschlossene C-Bibliothek, die ausschließlich in maschinenlesbarer Form ausgeliefert wird und deren Bedingungen die Weitergabe des Nutzungsrechts verbieten. Damit liegt sie außerhalb der GPL, und der einzige ernstzunehmende freie ELSTER-Client ist seit dem 28. Januar 2019 archiviert.

Nichts hier ist Rechts- oder Steuerberatung. Steuerberater und Anwalt entscheiden, bevor etwas bindend wird.

Die Entscheidung

Wir behalten den Steuerberater und legen die Automatisierung in die Dokumentenschicht um ihn herum: Belegerfassung am Ort der Ausgabe, Archivierung der E-Rechnungs-XML nach § 14b UStG (die Vorschrift, die vorschreibt, wie lange und in welcher Form Rechnungen aufzubewahren sind), CAMT-Bankdaten und ein DATEV-Export, den der Berater ohne Abtippen einliest. Kein selbst betriebenes Hauptbuch, keine Selbstabgabe, keine eigene Lohnabrechnung. Zwei Zahlen tragen die Entscheidung. Wer eine Körperschaftsteuererklärung für 2025 selbst abgibt, verschiebt die Frist vom 1. März 2027 auf den 31. Juli 2026, weil § 149 Abs. 3 AO (die Abgabenordnung, das Grundgesetz des deutschen Steuerrechts, das regelt, wie Steuern festgesetzt und erhoben werden) die Verlängerung nur gewährt, wenn ein Steuerberater beauftragt ist, und sieben Monate Kalender sind mehr wert als jede eingesparte Lizenzgebühr. Die Erklärung zum steuerlichen Einlagekonto nach § 27 KStG ist die zweite: Sie scheitert lautlos, sie härtet dauerhaft aus, und kein Buchhaltungsprogramm zu irgendeinem Preis fängt sie ab. Fällt in der aktuellen ERiC-Lizenz die Unterlizenzsperre in § 4 Abs. 2 weg, oder erscheint ein gepflegter freier ELSTER-Client mit zwei Abgabesaisons hinter sich, öffnen wir die Frage neu.

Die Lizenzmauer: ERiC und die GPL

Fremde Programme sprechen nicht direkt mit ELSTER. Sie binden ERiC ein, den ELSTER Rich Client, eine C-Bibliothek, die das Bayerische Landesamt für Steuern kostenlos an registrierte Softwarehersteller abgibt und die die Daten prüft, verschlüsselt und überträgt.

Die gängige Auskunft lautet, die ERiC-Lizenz verbiete die Weitergabe. Das ist falsch, und die Korrektur ändert, welche Projekte ERiC rechtmäßig nutzen dürfen. Der Softwarehersteller-Lizenzvertrag räumt in § 4 Abs. 1 ein unbefristetes, nicht ausschließliches Recht ein, ERiC in eigene Softwareprodukte zu integrieren und beides zusammen als ein Produkt zu vertreiben. § 4 Abs. 2 verbietet die Weitergabe dieses Rechts an Dritte und jede Unterlizenzierung über § 4 Abs. 1 hinaus. § 2 Abs. 2 liefert ERiC „in maschinenlesbarer Form", also ohne Quelltext für die geschlossenen Teile.

Diese zwei Klauseln brechen das Copyleft. Die GPL verlangt, dass jeder nachfolgende Empfänger dieselben Rechte zur Weitergabe und Veränderung bekommt, die ERiC-Bedingungen verbieten es, sie einzuräumen, und der fehlende Quelltext hebelt die Pflicht zum Quelltextangebot aus. Ein GPL- oder AGPL-Projekt darf ERiC also nicht ausliefern, ein permissiv lizenziertes Projekt (MIT, Apache-2.0) oder ein proprietäres Eigenbau-Werkzeug schon. Der gangbare Copyleft-Weg besteht darin, dass sich jeder Anwender selbst als Softwarehersteller registriert und ERiC selbst herunterlädt, während das Projekt nur den Klebstoff ausliefert. Diese Reibung erklärt, warum die Geschichte der freien ELSTER-Programme so dünn ist.

Sie ist dünn. Geierlein (AGPL-3.0, 129 Sterne) ist der einzige ernstzunehmende freie ELSTER-Client, den überhaupt jemand nennt, und sein Betreuer hat ihn am 28. Januar 2019 archiviert, mit dem Hinweis: „This project is now abandoned. The reason for this is that the backend servers, which are used by this project, will no longer be available from mid January 2019 on." Siebeneinhalb Jahre später führt kivitendo Geierlein noch immer als seinen ELSTER-Weg.

Weniger ist gesperrt, als die meisten annehmen. Mein ELSTER, das kostenlose Browserportal, trägt die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die Umsatzsteuer-Jahreserklärung, die Körperschaftsteuererklärung (KSt 1) und die Gewerbesteuererklärung (GewSt 1 A). Wir haben den vollständigen Formularkatalog am 25. August 2026 gelesen. Für eine kleine GmbH ist die Voranmeldung ein Abtippen von Zahlen, die das Buchhaltungsprogramm längst gerechnet hat. Die E-Bilanz ist die Ausnahme: § 5b EStG verlangt Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, „jeweils einschließlich der unverdichteten Kontennachweise mit Kontensalden", in einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz, und das Portal bietet unter der Gewinnermittlung nur die Anlage EÜR und die Anlage 13a. Diese Lücke zu schließen kostet 0,00 € mit myebilanz BASIS, das kostenlos ist und überträgt, oder 34,95 € netto je Wirtschaftsjahr für PLUS.

Ein Vorbehalt bleibt im Text stehen. Die Lizenzfassung, die wir gelesen haben, trägt das Datum 19. April 2018, und die aktuellen ELSTER-Entwicklerseiten sowie der heute geltende Endnutzervertrag zu ElsterTransfer tragen dieselbe Systematik und eine wortgleiche Unterlizenzsperre.

Die Zertifikatsmauer: Lohnabrechnung und die ITSG-Systemuntersuchung

Die Lohnabrechnung stellt eine zweite Mauer auf, und die ist ein Zertifikat und keine Lizenz. Deutsche Lohnmeldungen laufen auf zwei Schienen. Die Lohnsteuer geht über ELSTER an das Finanzamt, dort gilt ERiC genau wie oben. Die Sozialversicherung geht über die DEÜV-Schiene, das Meldeverfahren zur Sozialversicherung, an die Krankenkasse des Beschäftigten, und § 28a SGB IV erlaubt diese Übermittlung nur „aus systemgeprüften Programmen oder mittels systemgeprüfter maschinell erstellter Ausfüllhilfen". Einen dritten Kanal gibt es nicht.

Die ITSG, die IT-Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung, führt diese Prüfung durch, und ihre eigene Seite nennt die Bedingungen. Die Prüfung ist kostenlos. Sie läuft als Erstuntersuchung gegen einen Anforderungskatalog, danach eine Pilotphase, in der mindestens zwei echte Anwender das Programm einsetzen, danach jährliche Qualitätssicherungsprüfungen. Das Zertifikat und die zugehörige Produktänderungskennung gelten ein Jahr, bis zur nächsten Untersuchung. Diese jährliche Tretmühle kann ein ehrenamtliches Projekt nicht zusagen, und ein abgelaufenes Zertifikat macht die Software am ersten Tag des Ablaufs unzulässig, mitten im Monat, für jeden Arbeitgeber, der sie einsetzt.

Die Rechenvorschrift selbst ist öffentlich. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht jedes Jahr den Programmablaufplan, den amtlichen Lohnsteuer-Algorithmus, zuletzt am 12. November 2025 für 2026. Jeder darf die Mathematik umsetzen. Übertragen darf das Ergebnis nur, wer zertifiziert ist.

Der Markt zeigt, was diese Hürde kostet. PayFit, ein französisches Lohnabrechnungsunternehmen, das 254 Mio. € eingesammelt und ein Berliner Büro eröffnet hat, konnte den deutschen Markt nicht halten: Die PayFit GmbH, Berlin, befindet sich laut Handelsregister seit dem 15. Februar 2023 in Liquidation, und payfit.com/de/ antwortete bei unserem Abruf am 25. August 2026 mit HTTP 404. Die Befunde auf der Open-Source-Seite sind eindeutig. Odoo veröffentlicht kein l10n_de_hr_payroll. OCA/l10n-germany enthält dreizehn Module und kein einziges Lohnmodul. Frappe HR hat eine Lohnabrechnung ohne deutsche Lokalisierung.

Ein rechtmäßiger Weg kauft überhaupt keine Lohnsoftware. Das SV-Meldeportal, betrieben von der ITSG, ist selbst eine zertifizierte Ausfüllhilfe und kostet 36 € netto für eine Registrierung über 36 Monate für eine Betriebsnummer, und Mein ELSTER nimmt die Lohnsteuer-Anmeldung kostenlos entgegen. Zusammen übertragen sie und rechnen nichts: keine Brutto-Netto-Rechnung, keine Lohnsteuer, keine Beitragsanteile, keine Lohnabrechnung für den Beschäftigten. Zertifizierte Cloud-Lohnabrechnung beginnt bei 12,90 € netto im Monat, die Ersparnis liegt also unter 150 € im Jahr gegen ein Fehlerrisiko ohne Obergrenze.

Werkzeuge, die sich Open Source nennen und keines sind

Zwei der Programme, die einem deutschen Inhaber auf die Frage nach kostenloser Buchhaltungssoftware am häufigsten empfohlen werden, sind keine Open Source, und der Lizenztext ist eindeutig, sobald man ihn statt der Selbstbeschreibung liest.

Werkzeug Was die Lizenzdatei sagt Die Grenze, die sie zieht Buchführung
Akaunting 3.2 Business Source License 1.1, geht vier Jahre nach Veröffentlichung jeder Version in die GPLv3 über Produktivbetrieb nur bis 2 Benutzer oder 1 Firma oder 1.000 Rechnungen, kein Entfernen der Marke, keine Nutzung als Buchhaltungsdienst für Dritte Doppelte Buchführung ist eine separat bezahlte App für 72 USD im Jahr
Invoice Ninja v5 Elastic License 2.0 Kein gehosteter oder verwalteter Dienst für Dritte, und „you may not move, change, disable, or circumvent the license key functionality" Keine. Kein Hauptbuch, kein Kontenrahmen, keine doppelte Buchführung
kivitendo 4.1.0 GPL-2.0-or-later in den Dateiköpfen, keine Lizenzdatei im Wurzelverzeichnis, deshalb meldet GitHub das Repository als unlizenziert Keine Volle doppelte Buchführung, mit SKR03 und SKR04
Kimai 2.65.0 AGPL-3.0 Keine Entfällt, reine Zeiterfassung

Stand: 25. August 2026, an diesem Tag aus der Lizenzdatei und den Release-Tags des jeweiligen Projekts gelesen.

Invoice Ninja ist der schärfere Fall, weil die gesperrte Funktion die Pflichtfunktion ist. Das Programm hat die breiteste E-Rechnungs-Abdeckung in diesem Feld, einschließlich XRechnung, ZUGFeRD und Peppol UBL, und auf einer selbst betriebenen Installation verlangt diese Unterstützung einen bezahlten Lizenzschlüssel und Vorauszahlungen, wobei die E-Rechnungen über die Server des Anbieters laufen. Genau die Fähigkeit, die ein deutsches Unternehmen ab 2028 rechtlich braucht, liegt hinter der Sperre.

Die Grenze von Akaunting würde eine Ein-Personen-Holding bei zwei Benutzern und niedrigen zweistelligen Rechnungszahlen im Jahr nicht treffen. Die Sperre liegt dort woanders: Die doppelte Buchführung, zu der eine GmbH verpflichtet ist, ist die bezahlte App, und es gibt keine deutsche Lokalisierung, keinen DATEV-Export, keine E-Rechnung und keine ELSTER-Anbindung in irgendeiner Stufe.

Was im November 2025 zerbrochen ist

Die deutschen Banken haben im November 2025 MT940 und MT942 abgeschaltet, die SWIFT-Kontoauszugsformate, die jedes Desktop-Finanzprogramm seit zwanzig Jahren liest, und durch die ISO-20022-Formate camt.053 und camt.052 ersetzt. Den Zeitplan gab der Lebenszyklus der Deutschen Kreditwirtschaft vor, des Standardisierungsgremiums der deutschen Kreditwirtschaft, und jeder Zahlungsdienstleister hat seinen eigenen Umstellungstag gewählt. Die ältere camt-Version 02 ging zur selben Zeit und wurde durch Version 08 ersetzt.

GnuCash hält eine eigene FinTS-Produktregistrierung, der Anwender reicht bei der Kreditwirtschaft also kein Papier ein, weshalb es das Programm ist, das deutschen Anwendern am häufigsten empfohlen wird. Dieser Vorteil bleibt. Die Behauptung, es funktioniere ohne Eingriff, bleibt nicht. Aus dem deutschen GnuCash-Wiki, zuletzt bearbeitet am 22. Januar 2026:

„Seit November 2025 ist es mit den Standardeinstellungen nicht mehr bei allen Banken möglich die Transaktionsdaten abzurufen, da sie das alte Datenformat 'MT940' eingestellt und durch CAMT.052.001.08 ersetzt haben."

Die Abhilfe ist AqBanking 6.7.9beta oder neuer, ein manueller Schalter je Konto auf „Prefer Statement Download as CAMT" und ein erneuter Durchlauf von Schritt 17 des Einrichtungsassistenten. Es gibt keinen Hinweis im Programm, und das Symptom ist ein leerer Abruf, also die Störung, die ein Mensch am spätesten bemerkt. Bauen Sie gegen camt.053.001.08 und behandeln Sie MT940 als tot, auch bei jeder Bank und jedem Zahlungsdienstleister, der es noch als DATEV-kompatibles Exportformat anbietet. Prüfen Sie, welche AqBanking-Mindestversion Ihr Programm erzwingt: KMyMoney verlangt in seinen Build-Dateien 6.8.4 und Gwenhywfar 5.14.1, GnuCash schreibt keine Mindestversion fest. Ein Datum bleibt mit Vorbehalt: Fachquellen nennen den 23. November 2025 als Tag, an dem MT940 und MT942 als Standard der Deutschen Kreditwirtschaft entfielen, und wir konnten das an keiner Veröffentlichung der Deutschen Kreditwirtschaft bestätigen.

Das Werkzeug, das niemand nennt

Das am besten auf Deutschland passende freie Buchhaltungsprogramm nennt außerhalb Deutschlands fast niemand. kivitendo steht unter GPL-2.0-or-later, angegeben im Kopf jeder Datei, ohne Lizenzdatei im Wurzelverzeichnis, weshalb GitHub das Repository als unlizenziert anzeigt. Es hat 119 Sterne, was es deutlich untertreibt, weil seine Anwender deutsche kleine und mittlere Unternehmen sind und nicht GitHub. Die Version 4.1.0 erschien am 14. August 2026, die 4.0.0 am 17. November 2025.

Was im Kern mitgeliefert wird, geprüft durch Lesen des Quellbaums statt einer Funktionsseite: die Kontenrahmen SKR03 und SKR04 als SQL, ein DATEV-EXTF-Buchungsstapel-Export, die Erzeugung von XRechnung 3.0 und ZUGFeRD 2.2, das Einlesen eingehender E-Rechnungen mit Prüfprogramm (genau das verlangt die seit dem 1. Januar 2025 geltende Empfangspflicht), der CAMT.053-Import, die Berechnung der Umsatzsteuer-Voranmeldung und ein GDPdU/IDEA-Prüfexport für die Datenübergabe, die eine Betriebsprüfung verlangt.

Werkzeug Lizenz SKR03 / SKR04 DATEV-Export XRechnung / ZUGFeRD Reicht bei ELSTER ein
kivitendo 4.1.0 GPL-2.0-or-later Beide, im Kern Kern, EXTF-Kopfversion 510 Beide, erzeugen und einlesen Nein
Odoo Community 19 LGPL-3.0 Beide, in l10n_de Nein, Community-Erweiterung im selbst erklärten Beta-Stand Peppol und die XRechnung-CIUS, kostenlos Nein
ERPNext v16 GPL-3.0 Kern Separate GPL-3-Partner-App Separate Partner-App, nur CII-Syntax Nein
Dolibarr 24 GPL-3.0+ Vorhanden, SKR04 als defekt dokumentiert Kostenpflichtige Erweiterung Kostenpflichtige Erweiterung Nein
GnuCash 5.16 GPL-2.0-or-later Nein Nein Nein Nein
Akaunting 3.2 BSL 1.1 Nein Nein Nein Nein
Invoice Ninja v5 Elastic 2.0 Gar kein Hauptbuch Nein Breiteste Abdeckung im Feld, über den Lizenzschlüssel gesperrt Nein

Stand: August 2026. Die Zeilen zu kivitendo, Akaunting und Invoice Ninja wurden am 25. August 2026 erneut gelesen. Die Zeilen zu Odoo, ERPNext, Dolibarr und GnuCash stammen aus unserer eigenen Werkzeugprüfung vom 24. August 2026, die jede Lizenzdatei entschlüsselt und jede Eigenschaft aus dem Quelltext gelesen hat. Die letzte Spalte lautet durchgehend Nein, aus dem oben genannten Lizenzgrund.

Die Schwächen, klar benannt. kivitendo hat eine Periodensperre und keine echte Festschreibung, also nicht die Eigenschaft, die § 146 Abs. 4 AO verlangt, damit eine Buchung nicht verändert werden kann, ohne dass der ursprüngliche Inhalt sichtbar bleibt. Sein ELSTER-Weg ist das archivierte Geierlein, es kann keine E-Bilanz, und seine 447 KB Dokumentation liefern null Treffer für GoBD, Festschreibung, IDEA oder GDPdU, obwohl der Quelltext den Prüfexport umsetzt. Der Unterbau ist PostgreSQL, Perl und Apache FastCGI, mit einem Ansible-Playbook und ohne offizielles Docker-Abbild. Der DATEV-Kopf wird als Version 510 gegen eine aktuelle 700 geschrieben, und niemand in unserer Recherche hat bestätigt, dass 510 weiterhin angenommen wird.

Das Projekt erhebt selbst keinen GoBD-Anspruch. Seine Entwickler beschreiben den Umfang als Buchungsvorbereitung für die Fibu, den Rest lösen ein DATEV-Export und ein Steuerberater. Das ist die zutreffende Beschreibung für jedes Werkzeug in der Tabelle: Das gute deutsche Open-Source-Buchhaltungsprogramm gibt es, seine eigenen Autoren beschreiben seinen Umfang korrekt, und sie stellen den Berater an das Ende der Kette.

Wo Open Source gewinnt: die Zeiterfassung

Eine Kategorie hat keine staatliche Hürde, und Open Source gewinnt sie sauber. Die Pflicht besteht. In der Rechtssache C-55/18 (14. Mai 2019) hat der Gerichtshof der Europäischen Union entschieden, dass die Mitgliedstaaten ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers vorschreiben müssen. Deutschland hat kein Umsetzungsgesetz erlassen, und deshalb hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 im Verfahren 1 ABR 22/21 entschieden, dass deutsche Arbeitgeber die Arbeitszeit bereits nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (dem Arbeitsschutzgesetz) aufzeichnen müssen. § 16 Abs. 2 ArbZG (das Arbeitszeitgesetz) fügt eine zweijährige Aufbewahrung für die Stunden über den regulären Acht-Stunden-Tag hinaus hinzu. Nichts davon nennt eine Technik, und nichts wird an ein staatliches System übertragen, weshalb es kein Zertifikat gibt, das ablaufen könnte.

Eine elektronische Aufzeichnung ist weiterhin nicht vorgeschrieben. Das Bundesarbeitsministerium hat am 18. Juni 2026 einen Entwurf veröffentlicht, der sie verlangen würde, mit Bußgeldern bis zu 50.000 €, und dieser Entwurf hat bis heute weder das Kabinett noch den Bundestag erreicht. In der vorliegenden Fassung nimmt er Arbeitgeber mit bis zu zehn Beschäftigten dauerhaft aus, ein Betrieb mit 5 bis 10 Beschäftigten im Rhein-Main-Gebiet behält die Papierlösung also selbst dann, wenn das Gesetz unverändert kommt.

Kimai ist die Wahl. AGPL-3.0, 4.939 Sterne, Version 2.65.0 erschienen am 11. August 2026, neue Versionen etwa alle ein bis zwei Wochen. Offizielle Docker-Abbilder, eine dokumentierte Compose-Datei, eine JSON-REST-Schnittstelle mit Bearer-Token-Anmeldung und eine öffentliche OpenAPI-Beschreibung unter /api/doc, sodass ein Agent einen Benutzer anlegen, Zeit buchen und eine Auswertung abrufen kann, ohne dass ein Mensch die Oberfläche anfasst. Selbst betrieben kostet es 0,00 €, und das Working-Time-Plugin für 299 € netto im Jahr ergänzt Überstundenkonten, Abwesenheiten und eine monatliche PDF-Freigabe je Benutzer, die aus einem Protokoll einen von jemandem genehmigten Nachweis macht.

Der Bus-Faktor gehört offen benannt. Kimai wird seit 2018 praktisch von einem Betreuer getragen, Kevin Papst in Wien. Die Gegenmaßnahme besteht darin, dass die Daten in einer MariaDB liegen, die Ihnen gehört, und die Schnittstelle alles exportiert, ein Weggang ist also ein Skript und kein Migrationsprojekt. solidtime (AGPL-3.0) ist der Zweitplatzierte bei der Schnittstellenqualität, mit einer veröffentlichten OpenAPI-3.1-Beschreibung, und es steht nach zweieinhalb Jahren immer noch vor Version 1.0, ohne Überstunden-, Pausenabzugs- oder Monatsfreigabemodul.

Der Grund, der nichts mit Software zu tun hat

Eine GmbH darf ihre Erklärungen rechtmäßig selbst abgeben. § 2 Abs. 2 StBerG regelt die Hilfeleistung in Steuersachen „in fremden Angelegenheiten", die eigene Erklärung einer Gesellschaft berührt das Verbot also nie, und § 34 Abs. 1 AO macht den gesetzlichen Vertreter für die steuerlichen Pflichten der Gesellschaft verantwortlich. Die Erlaubnis ist nicht der interessante Teil.

Die Frist ist es. § 149 Abs. 2 AO gibt sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres. § 149 Abs. 3 AO verlängert das bis „spätestens bis zum letzten Tag des Monats Februar ... des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres" und gewährt diese Verlängerung nur, wenn eine Person im Sinne der §§ 3 und 4 StBerG, also ein Steuerberater, die Erklärung erstellt. Für das Jahr 2025 lauten die zwei Termine 31. Juli 2026 bei Selbstabgabe und 28. Februar 2027 mit Berater, und weil der 28. Februar 2027 ein Sonntag ist, verschiebt die allgemeine Regel in § 108 Abs. 3 AO ihn auf Montag, den 1. März 2027. Sieben Monate Kalender, verspielt durch eine Softwareentscheidung.

Die Mauer Was sie blockiert Was es kostet, sie zu überwinden
Umsatzsteuer-, Körperschaftsteuer- und Gewerbesteuererklärung ERiC-Lizenz, kein gepflegter freier Client 0,00 €, von Hand in Mein ELSTER abgetippt
E-Bilanz nach § 5b EStG ERiC, dazu kein E-Bilanz-Formular im Browserportal 0,00 € (myebilanz BASIS) bis 34,95 € netto je Wirtschaftsjahr (PLUS)
Offenlegung nach § 325 HGB § 11 Abs. 2 URV schreibt XML vor 25,00 € gesetzliche Gebühr für eine kleine Gesellschaft, dazu 1,75 Cent je sichtbarem Zeichen, wenn Sie etwas anderes einreichen
Lohnabrechnung auf der DEÜV-Schiene § 28a SGB IV, nur systemgeprüfte Programme ab 12,90 € netto im Monat für zertifizierte Cloud-Lohnabrechnung, oder ein Berater für 25 € bis 30 € je Beschäftigtem und Monat
Arbeitszeitaufzeichnung Nichts. Keine Zertifizierungshürde 0,00 € selbst betrieben

Stand: 25. August 2026. Gesetzliche Gebühr aus dem Kostenverzeichnis zu § 4 JVKostG (Nr. 1421). Umwandlungsentgelt aus der Preisliste des Betreibers des Unternehmensregisters, zuzüglich Umsatzsteuer. Die Lohnabrechnungspreise sind Listenpreise netto, die Beraterspanne ist Marktpraxis an den Bandbreiten des § 34 StBVV, eigene Schätzung.

Die Falle in § 27 KStG ist die, die echtes Geld kostet. Wenn ein Gesellschafter über das eingetragene Stammkapital hinaus Geld in eine GmbH einlegt, ist das sein eigenes Geld, das hineingeht, und kein Gewinn, und die spätere Rückzahlung sollte nicht wie eine Dividende besteuert werden. Das deutsche Recht führt dafür eine laufende Liste, das steuerliche Einlagekonto, ein Verzeichnis des Gesellschaftergeldes, das hineingegangen ist und steuerfrei wieder herauskommen kann. § 27 Abs. 2 KStG verlangt zum Ende jedes Wirtschaftsjahres eine Erklärung zur gesonderten Feststellung dieses Kontos, und die Feststellung jedes Jahres ist die Grundlage für das folgende, ein Fehler wandert also nach vorn und härtet aus, sobald ein Jahr bestandskräftig wird. § 27 Abs. 5 Satz 2 bestimmt, dass die Einlagenrückgewähr als mit null Euro bescheinigt gilt, wenn bis zum Tag der Bekanntgabe der Feststellung keine Bescheinigung erteilt wurde, und Satz 3 stellt klar, dass eine spätere Berichtigung oder Erteilung solcher Bescheinigungen nicht zulässig ist. Im Moment selbst geht nichts schief. Es kommt Jahre später heraus, wenn das, was der Inhaber für die steuerfreie Rückgabe seines eigenen Kapitals hielt, als steuerpflichtige Ausschüttung umqualifiziert und Kapitalertragsteuer nachgefordert wird. Keine Buchhaltungssoftware, gleich welcher Lizenz, fängt das ab.

Die Offenlegungspflicht ist billiger und rein mechanisch. § 325 HGB schickt den Jahresabschluss innerhalb eines Jahres nach dem Bilanzstichtag an das Unternehmensregister, und § 11 Abs. 2 URV schreibt XML als Übermittlungsformat vor. § 15 Abs. 1 URV erlaubt dem Registerbetreiber, alles andere für Sie umzuwandeln und dafür abzurechnen, zu 1,75 Cent je sichtbarem Zeichen ohne Leerzeichen zuzüglich 20,00 € je Grafik und zuzüglich Umsatzsteuer, oben auf eine gesetzliche Gebühr von 18,50 € für eine Kleinstgesellschaft, 25,00 € für eine kleine und 55,00 € für eine mittelgroße. Eine Einreichung mit 7.000 Zeichen als PDF kostet damit rund 122,50 € Umwandlung zusätzlich zu 25,00 €, während XML allein die 25,00 € kostet. Wer die Frist versäumt, bekommt nach § 335 HGB und einer sechswöchigen Androhung ein Ordnungsgeld von 2.500 € bis 25.000 €, bei verspäteter Nachholung ermäßigt auf 500 € für eine Kleinstgesellschaft und 1.000 € für eine kleine.

Was das für Sie bedeutet

Für Inhaberinnen und Inhaber eines Unternehmens mit 5 bis 150 Beschäftigten in Frankfurt oder im weiteren Rhein-Main-Gebiet:

  • Niemand verkauft Ihnen zu irgendeiner Lizenz einen rechtmäßigen Ersatz für Ihren Steuerberater. Jedes kostenlose Programm rechnet die Zahlen und hört vor der Übermittlung auf, und die zertifizierten kommerziellen Programme kosten 12,90 € bis 35 € im Monat statt eines Gehalts. Die Softwarezeile war nie die teure.
  • Prüfen Sie vor dem nächsten Monatsabschluss, was Ihr Bankabruf liest. Ein Desktop-Programm, das seit Ende 2025 stillschweigend leere Kontoauszüge zieht, zeigt die MT940-Abschaltung, und die Abhilfe ist eine Einstellung je Konto.
  • Die Automatisierung, die sich in einem deutschen Unternehmen auszahlt, sitzt rund um den Berater: Belege am Ort der Ausgabe erfasst, eingehende E-Rechnungs-XML unverändert archiviert, Bankdaten auf camt.053 und ein sauberer Export, den der Berater ohne Abtippen einliest. Diese Schicht bauen wir ab 4.900 € netto, zum Festpreis mit vorher vereinbartem Umfang: Prozessautomatisierung.
  • Wenn die Frage weiter reicht als die Finanzfunktion, beginnt die Betriebsmodell-Prüfung, die jeden wiederkehrenden Verwaltungsprozess aufnimmt und die von KI tragbaren neu baut, bei 9.500 € netto: KI im operativen Betrieb.

Für Steuerberater und Bankberater, die dem Inhaber über die Schulter schauen:

  • Ein Mandant, der nach kivitendo fragt, will nicht weg von Ihnen. Seine Entwickler beschreiben den Umfang als Buchungsvorbereitung, und sein DATEV-Export schreibt die Kopfversion 510. Ob Ihr System diese Version annimmt, ist die erste Frage, und sie klärt das Gespräch schneller als ein Funktionsvergleich.
  • Die Erklärung nach § 27 KStG und die Offenlegung nach § 325 HGB sind die zwei Pflichten, auf die keine Software beim Mandanten hinweist. Beide scheitern lautlos, und eine davon scheitert endgültig.

Für Betreiber und Gründer, die einen selbst betriebenen Software-Stapel abwägen:

  • Die Zeiterfassung ist ein echter Gewinn zu 0,00 €, und das Erzeugen und Prüfen von E-Rechnungen ist in permissiv lizenzierter Open Source unter Apache-2.0 und MIT gelöst, unabhängig von jedem Buchhaltungsprogramm.
  • Alles vor einer Übermittlung steht Ihnen offen. Alles an einer Übermittlung ist lizenziert, zertifiziert oder beides.

Wo wir falsch liegen könnten

  • Die ERiC-Lizenzfassung, die wir gelesen haben, trägt das Datum 19. April 2018. Hat der heutige Softwarehersteller-Lizenzvertrag die Unterlizenzsperre in § 4 Abs. 2 fallen lassen, dürfte ein GPL-Projekt ERiC ausliefern und die zentrale Aussage hier fällt. Der geltende ElsterTransfer-Endnutzervertrag trägt weiterhin eine gleichlautende Sperre, deshalb lesen wir sie als unverändert.
  • Der 23. November 2025 als Tag des förmlichen Wegfalls von MT940 und MT942 als Standard der Deutschen Kreditwirtschaft stammt aus Fachquellen und ist an keiner Veröffentlichung der Deutschen Kreditwirtschaft bestätigt. Die Umstellung im November 2025 selbst ist durch die eigene Dokumentation von GnuCash und durch mehrere Bankmitteilungen belegt.
  • kivitendo schreibt den DATEV-Kopf als Version 510 gegen eine aktuelle 700. Nehmen die Systeme der Berater 510 nicht mehr an, verliert das Werkzeug mit dem stärksten deutschen Funktionsumfang seinen wichtigsten praktischen Vorzug, und wer die Bücher ins Haus holt, landet bei Odoo Community plus Community-Erweiterungen im selbst erklärten Beta-Stand.
  • Kommt das Arbeitszeitgesetz ohne die dauerhafte Ausnahme für Arbeitgeber bis zehn Beschäftigte, wird aus der Antwort 0,00 € bei der Zeiterfassung ein Betrag von 299 € im Jahr für das Plugin, das einen unterschriebenen Monatsnachweis erzeugt.

Häufige Fragen

Darf eine GmbH ihre Steuererklärung selbst abgeben?

Ja, und in der Regel sollte sie es nicht. § 2 Abs. 2 StBerG regelt die Hilfeleistung in fremden Steuersachen, die eigene Erklärung einer Gesellschaft liegt also außerhalb des Verbots, und § 34 Abs. 1 AO macht den Geschäftsführer für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten der Gesellschaft verantwortlich. Der Preis ist die Frist: § 149 Abs. 3 AO gewährt die Verlängerung bis zum letzten Februartag des zweiten Folgejahres nur, wenn ein Steuerberater die Erklärung erstellt, eine selbst abgegebene Erklärung für 2025 ist also am 31. Juli 2026 fällig statt am 1. März 2027. Die E-Bilanz lässt sich außerdem nicht aus dem Browserportal übermitteln, ein separates Programm brauchen Sie also ohnehin.

Ist GnuCash 2026 mit einer deutschen Bank nutzbar?

Ja, nach einer manuellen Änderung je Konto. Die deutschen Banken haben MT940 im November 2025 zugunsten von camt.052.001.08 abgeschaltet, und das deutsche GnuCash-Wiki hält fest, dass die Standardeinstellungen nicht mehr bei allen Banken Transaktionsdaten abrufen. Die Abhilfe ist AqBanking 6.7.9beta oder neuer, ein Haken bei „Prefer Statement Download as CAMT" für jedes Konto und ein erneuter Durchlauf von Schritt 17 des Einrichtungsassistenten. Eine Warnung im Programm gibt es nicht, was die meisten sehen, ist ein Abruf, der nichts zurückgibt.

Gibt es kostenlose Lohnabrechnungssoftware für ein kleines deutsches Unternehmen?

Nein, und es kommt auch keine. § 28a SGB IV erlaubt die Sozialversicherungsmeldung nur aus systemgeprüften Programmen, das ITSG-Zertifikat gilt ein Jahr und verlangt vor der Erteilung eine Pilotphase mit mindestens zwei echten Anwendern, und die Lohnsteuer läuft über dieselbe ERiC-Bibliothek, die Copyleft ausschließt. Das SV-Meldeportal für 36 € netto über 36 Monate zusammen mit den kostenlosen Formularen in Mein ELSTER ist ein rechtmäßiger Übertragungsweg, der nichts rechnet: keine Brutto-Netto-Rechnung, keine Beitragsanteile, keine Lohnabrechnung. Zertifizierte Cloud-Lohnabrechnung beginnt bei 12,90 € netto im Monat.

Was ist das steuerliche Einlagekonto?

Es ist eine laufende Liste des Geldes, das ein Gesellschafter über das eingetragene Stammkapital hinaus in die Gesellschaft eingelegt hat, damit die spätere Rückzahlung nicht wie eine Dividende besteuert wird. § 27 Abs. 2 KStG verlangt zum Ende jedes Wirtschaftsjahres eine gesonderte Erklärung, und die Feststellung jedes Jahres ist die Grundlage für das folgende. Wurde bis zum Tag der Bekanntgabe der Feststellung keine Bescheinigung erteilt, gilt die Rückzahlung nach § 27 Abs. 5 Satz 2 als mit null Euro bescheinigt, und Satz 3 verbietet die nachträgliche Berichtigung oder Erteilung. Im Moment selbst geht nichts schief, und genau deshalb gehört diese Pflicht in die Hand eines Fachmanns.

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Quellen

Nichts hier ist Rechts- oder Steuerberatung. Steuerberater und Anwalt entscheiden, bevor etwas bindend wird.

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