Modernisierungsfahrplan für ein Bestellsystem von 2007

Ausgangslage

Ein Großhändler für Industrieteile in Hanau, 45 Mitarbeitende, etwa 14 Millionen € Jahresumsatz, beliefert Fertigungsbetriebe entlang des Mains mit Verbindungselementen und Armaturen. Jede Bestellung, jede Lagerbewegung und jede Preisliste lief durch ein System, das ein früherer Mitarbeiter 2007 mit einer Microsoft-Access-Oberfläche auf einer SQL-Server-Datenbank gebaut hatte. Er ging 2022 in Rente. Ein Kundenportal von 2014, in PHP geschrieben, saß obenauf und las nachts aus derselben Datenbank.

Niemand im Haus konnte eines der beiden Systeme ändern. Für eine Preislistenänderung brauchte ein Freiberufler drei Tage, um die Stelle zu finden. Der Server lief mit einem Betriebssystem, das seit 2023 keine Updates mehr erhält. Der Inhaber hatte ein Angebot für ein neues ERP-System über etwa 250.000 € und zwei Jahre und keine Möglichkeit zu beurteilen, ob das die Antwort war oder ein Reflex.

Vorgehen

Bestandsaufnahme von zwei Systemen zum Festpreis von 7.900 €. Erst ein klares Bild, vor jedem Umbau oder Umzug. Wir haben den Code gelesen, alle 60.000 Zeilen, mit KI-gestützten Werkzeugen, die uns das Ganze in den ersten zwei Wochen kartieren ließen statt in zwei Monaten. Wir haben die vier Personen befragt, die das System am meisten nutzen, und ihnen je einen Vormittag bei der Arbeit zugesehen.

Geliefert wurden drei Dokumente. Eine Code-Prüfung in einfachen Worten: was das System tut, welche Teile solide sind, welche niemand anfassen sollte und wo die Geschäftsregeln liegen, die sonst nirgends existieren. Eine Abhängigkeitskarte: 14 Komponenten vom Datenbanktreiber bis zum Etikettendrucker, die 4 ohne Herstellersupport rot markiert. Und ein Optionspapier mit drei bewerteten Wegen.

Option eins, eindämmen: die Datenbank auf einen unterstützten Server umziehen, die Access-Oberfläche so kapseln, dass sie fünf weitere Jahre läuft, etwa 18.000 €. Option zwei, schrittweise Erneuerung: zuerst das Bestellmodul als Webanwendung neu bauen, Lager und Preise so lange auf dem Altsystem lassen, bis sie folgen können, etwa 90.000 € über 18 Monate in drei Festpreisstufen. Option drei, Standard-ERP: das Angebot über 250.000 €, auf etwa 140.000 € bereinigt, nachdem wir Module gestrichen hatten, die das Unternehmen nie nutzen würde.

Zwei Dinge konnten nicht warten, und wir haben sie innerhalb der Bestandsaufnahme erledigt: Der nächtliche Portalabgleich hatte keine Fehlermeldung, und die Datensicherung schlug seit sieben Wochen unbemerkt fehl.

Ergebnis

In diesem Szenario entschied sich der Inhaber für Option zwei, mit dem Serverumzug aus Option eins als erstem Schritt. Das Unternehmen hatte einen schriftlichen Plan, eine Risikoreihung und drei Preise statt einem, und die Entscheidung dauerte eine Woche statt eines Jahres. Das Wissen des Entwicklers im Ruhestand steht jetzt auf Papier. Die Datensicherung funktioniert wieder.

Was es gekostet hat

7.900 € Festpreis, vor Beginn der Arbeit genannt, für Code-Prüfung, Abhängigkeitskarte und Optionspapier über zwei Systeme, dazu die zwei Sofortmaßnahmen. Jeder Server und jede Lizenz, die der Kunde daraufhin kauft, sind Fremdkosten und von der Garantie ausgenommen. Die Bestandsaufnahme ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung, bei einem monatlichen Retainer ist der erste Monat voll erstattungsfähig.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →