Neue Schichtplanung ersetzt die Excel-Datei eines Reinigungsbetriebs

Ausgangslage

Ein Gebäudereinigungsunternehmen im Frankfurter Stadtteil Gallus, 45 Mitarbeitende, die meisten in Teilzeit, etwa 2,1 Millionen € Jahresumsatz. Es reinigt Büros und Treppenhäuser an rund 70 Objekten zwischen Gallus, Bockenheim und Höchst. Der Wochenplan lebte in einer Excel-Datei auf einem gemeinsamen Laufwerk. Der Disponent verbrachte den Donnerstagnachmittag und fast den ganzen Freitagvormittag damit, etwa sechs Stunden pro Woche. Die Reinigungskräfte bekamen ihre Schichten als Foto der Tabelle per WhatsApp.

Drei- bis viermal im Monat blieb ein Objekt ungereinigt, weil zwei Personen die Datei gleichzeitig bearbeitet hatten oder ein telefonisch vereinbarter Tausch nie in der Tabelle ankam. Die Stunden wurden auf Zettel geschrieben und zum Monatsende für die Lohnabrechnung in eine zweite Tabelle getippt, was das Büro etwa zwei Tage kostete.

Das Unternehmen hatte zwei Agenturen um ein Angebot gebeten. Beide schlugen eine vollständige Personaleinsatzplattform für 35.000 € bis 60.000 € mit monatlicher Lizenz vor. Der Inhaber wollte das eine Problem gelöst haben, das wehtat, und das Ergebnis besitzen.

Vorgehen

Ein Arbeitsablauf, zwei Rollen, keine Schnittstellen. Das war der Umfang, und er passte in die Einstiegsstufe für 9.500 €. Der Disponent plant im Browser auf einem Wochenraster aus Objekten und Personen, mit Warnung, wenn eine Person doppelt eingeteilt ist oder ein Objekt niemanden hat. Die Reinigungskraft öffnet einen Link auf dem Handy, sieht ihre Woche, bestätigt jede Schicht mit einem Tippen und trägt am Tag selbst Beginn und Ende ein. Tauschwünsche werden in der Anwendung gestellt und vom Disponenten freigegeben, sodass der Plan immer der Plan ist.

Zum Monatsende exportiert das Büro eine Datei mit den Stunden je Person, die das Lohnbüro einliest. Eine Exportdatei hält den Preis in der Einstiegsstufe. Eine direkte Verbindung zum Lohnsystem wäre die nächste Stufe gewesen.

Gebaut haben wir eine schlichte Webanwendung: eine Datenbank, ein kleiner Server und eine handytaugliche Oberfläche, betrieben bei einem deutschen Cloud-Anbieter für etwa 40 € im Monat, vom Kunden bezahlt. Woche eins brachte eine klickbare Fassung mit den echten Objekten und Personen des Kunden. Woche drei lief parallel zur Excel-Datei. Woche fünf war die Übergabe, mit dem Quellcode in der eigenen Ablage des Kunden und einer zweiseitigen Betriebsanleitung.

Ergebnis

In diesem Szenario sank die Planungszeit des Disponenten von etwa 6 auf etwa 1,5 Stunden pro Woche. Ausgefallene Einsätze durch Planungsfehler gingen von drei oder vier im Monat auf null oder einen zurück. Die Aufbereitung der Stunden zum Monatsende fiel von etwa zwei Tagen auf etwa einen halben Tag. Die Reinigungskräfte rufen montags nicht mehr an, um zu fragen, wo sie eingeteilt sind, weil die Woche auf ihrem Handy steht. Das Unternehmen besitzt den Code vollständig und zahlt keine Lizenz.

Was es gekostet hat

9.500 € Festpreis, vor Beginn der Arbeit genannt, für einen Arbeitsablauf mit zwei Benutzerrollen und einer monatlichen Exportdatei. Der Betrieb für etwa 40 € im Monat ist eine Fremdleistung, vom Kunden bezahlt und von der Garantie ausgenommen. Die Entwicklung ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung, bei einem monatlichen Retainer ist der erste Monat voll erstattungsfähig.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →