CTO auf Zeit steuert den Portalneubau eines Bildungsanbieters

Ausgangslage

Ein Weiterbildungsanbieter in Wiesbaden, 28 Mitarbeitende, etwa 4,5 Millionen € Jahresumsatz, führt Zertifikatslehrgänge für die Versicherungs- und Bankenbranche in Wiesbaden und Frankfurt durch. Die Hälfte des Umsatzes lief inzwischen über ein Lernportal, das eine Agentur 2019 gebaut hatte. Das Portal war langsam, die Agentur hatte 180.000 € für einen Neubau angeboten, und die Serverrechnung war auf etwa 2.100 € im Monat gestiegen, ohne dass jemand wusste, warum.

Die beiden Gründer kamen aus der Weiterbildung. Niemand im Haus konnte ihnen sagen, ob 180.000 € angemessen waren, ob der Neubau überhaupt nötig war oder was sie die Agentur fragen sollten. Einen CTO in Vollzeit für 140.000 € im Jahr wegen einer Entscheidung einzustellen, ergab keinen Sinn.

Vorgehen

Zwei Tage im Monat über sechs Monate, für 3.400 € im Monat. Tag eins jedes Monats vor Ort in Wiesbaden, Tag zwei aus der Ferne. Der Retainer kauft Architektur- und Anbieterentscheidungen, und die Gründer schrieben die vier auf, die sie brauchten: den Neubau, den Serverbetrieb, einen zur Verlängerung anstehenden Vertrag für die Videoplattform und die Frage, ob sie einen Entwickler einstellen sollten.

Monat eins: Wir haben das Angebot der Agentur und den Code des Portals gelesen und uns Zugang zum Serverkonto geben lassen. Monat zwei: Wir haben die Ausschreibung für den Neubau um das herum neu geschrieben, was Lernende und Trainer tatsächlich nutzen, drei Module gestrichen, die seit einem Jahr niemand geöffnet hatte, und die Ausschreibung an die bisherige Agentur und zwei weitere gegeben. Monat drei: Wir haben die Angebote auf einem einseitigen Raster verglichen und in der Verhandlung mit am Tisch gesessen. Monate vier bis sechs: Wir haben den wöchentlichen Fortschritt der Agentur geprüft, jede Lieferung gegen die Ausschreibung abgenommen und den Serverbetrieb umgezogen.

Jede Entscheidung bekam eine einseitige Aufzeichnung: die Frage, die Optionen, die Zahlen, die Wahl und die Begründung. Elf am Ende. Die Gründer lasen alle in unter einer Stunde.

Ergebnis

In diesem Szenario ging der Neubau für 95.000 € mit dem gekürzten Umfang an die bisherige Agentur, mit Meilensteinzahlungen, die an laufende Software gebunden sind. Der Serverbetrieb wechselte auf einen Tarif, der zur tatsächlichen Last passt, und sank von etwa 2.100 € auf etwa 900 € im Monat, was über ein Jahr etwa zwei Drittel des Retainers deckt. Die Videoplattform wurde um ein Jahr statt um drei verlängert, mit einer Klausel zum Datenexport. Statt der Entwicklerstelle gibt es einen Wartungsvertrag zu etwa einem Fünftel der Kosten. Die Gründer wissen jetzt, welche Fragen sie stellen müssen, und haben schriftlich, warum ihre Systeme so aussehen, wie sie aussehen.

Was es gekostet hat

3.400 € pro Monat über sechs Monate, 20.400 € insgesamt, als fester Monatspreis vor Beginn der Arbeit genannt, für zwei Tage im Monat Architektur- und Anbieterentscheidungen. Das Agenturhonorar, der Serverbetrieb und die Videoplattform sind Fremdkosten, vom Kunden bezahlt und von der Garantie ausgenommen. Der Retainer ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung, bei einem monatlichen Retainer ist der erste Monat voll erstattungsfähig.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →