Bestellung bis Rechnung automatisiert bei einem Büromöbelhändler

Ausgangslage

Ein Büromöbelhändler in Eschborn, 12 Mitarbeitende, etwa 3,2 Millionen € Jahresumsatz, verkauft Schreibtische, Stühle und Akustikelemente an Unternehmen im Frankfurter Bürogürtel. Bestellungen kamen über einen Onlineshop und ein Angebotsformular herein. Jede wurde anschließend dreimal von Hand eingetippt: ins CRM, damit der Vertrieb den Kunden sah, in die Buchhaltung, damit eine Rechnung gestellt werden konnte, und in eine Liefertabelle, damit das Lager wusste, was auf den Wagen kommt.

Zwei Bürokräfte teilten sich diese Arbeit, zusammen etwa acht Stunden pro Woche. Rechnungen gingen ein bis zwei Arbeitstage nach der Bestellung hinaus, und etwa sechs im Monat brauchten eine Korrektur, weil eine Lieferadresse oder eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer falsch abgetippt war. Verloren gegangen war nie eine Bestellung. Das Abtippen hing allen zum Hals heraus.

Alle drei Systeme waren Standardprodukte mit dokumentierten Schnittstellen. Das Unternehmen war davon ausgegangen, dass ihre Verbindung ein großes Projekt braucht.

Vorgehen

Zwei bis drei Systeme mit einfacher Logik sind die Einstiegsstufe, und genau das lag hier vor. Wir haben den Ablauf im ersten Termin an der Tafel aufgezeichnet: Eine bezahlte Bestellung im Shop oder ein angenommenes Angebot legt den Kunden im CRM an oder aktualisiert ihn, erstellt in der Buchhaltung einen Rechnungsentwurf mit der richtigen Umsatzsteuerbehandlung und fügt der Lieferliste eine Zeile mit dem Wunschtermin hinzu. Ein Mensch prüft und versendet die Rechnung weiterhin. Nichts geht ohne Klick hinaus.

Die Integration läuft als kleiner Dienst auf einem deutschen Server für etwa 20 € im Monat, vom Kunden bezahlt, mit einem Protokoll jeder Übertragung und einer E-Mail ans Büro, wenn etwas fehlschlägt, etwa wenn ein Kunde eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eingibt, die sich nicht prüfen lässt. Fehlgeschlagene Vorgänge warten in einer Liste, statt zu verschwinden.

Woche eins war Ablaufplanung und ein Testlauf mit Kopien echter Bestellungen. Woche zwei verband die produktiven Systeme im Beobachtungsmodus, sodass das Büro seine Handeingaben mit dem vergleichen konnte, was der Dienst getan hätte. Woche drei schaltete ihn scharf und entfernte die Handschritte.

Ergebnis

In diesem Szenario hörte das Abtippen auf. Etwa 8 Stunden pro Woche kamen den beiden Bürokräften zurück, rund 400 Stunden im Jahr, die sie jetzt für das Nachfassen bei Kunden und für Angebote nutzen. Rechnungen gehen am Tag der Bestellung hinaus. Die Korrekturen sanken von etwa sechs auf etwa eine im Monat, und die eine ist meist ein Kunde, der es sich anders überlegt hat. Das Lager liest die Lieferliste vom Bildschirm, statt im Büro nachzufragen.

Was es gekostet hat

4.900 € Festpreis, vor Beginn der Arbeit genannt, für drei verbundene Systeme mit einfacher Logik, Fehlermeldung per E-Mail ans Büro und Übertragungsprotokoll. Der Betrieb für etwa 20 € im Monat und die bestehenden Software-Abonnements des Kunden sind Fremdkosten, vom Kunden bezahlt und von der Garantie ausgenommen. Die Integration ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung, bei einem monatlichen Retainer ist der erste Monat voll erstattungsfähig.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →