Einstellungszeit halbiert bei einer Spedition in Neu-Isenburg

Ausgangslage

Eine Spedition in Neu-Isenburg mit 80 Mitarbeitenden stellt zehn bis zwölf Menschen im Jahr ein: Disponenten, Zolldeklaranten und Vertriebsinnendienst. Jede Stelle brauchte rund 14 Wochen von der Ausschreibung bis zum unterschriebenen Vertrag. Im Vorjahr waren drei von acht Angeboten abgelehnt worden, meist weil der Kandidat anderswo unterschrieben hatte, während das Unternehmen noch ein viertes Gespräch terminierte. Jede Führungskraft führte ihren eigenen Prozess. Es gab keine schriftlichen Stellenprofile, und die Entscheidung fiel im Flurgespräch nach dem letzten Termin.

Vorgehen

Zuerst prüften wir den bestehenden Prozess: zwei Wochen Gespräche mit den vier einstellenden Führungskräften, der Büroleiterin, die die Bewerbungen bearbeitete, und drei kürzlich Eingestellten. Wir bildeten jeden Schritt von der offenen Stelle bis zum Vertrag mit seiner Dauer ab. Die 14 Wochen zerfielen in rund 3 Wochen für Text und Ausschreibung, 5 Wochen unbeantwortete Bewerbungen, 4 Wochen über vier Gesprächsrunden und 2 Wochen bis zum Vertrag.

Wir lieferten eine priorisierte Liste von Empfehlungen, geordnet nach gesparten Wochen je Aufwand. Dann bauten wir das Material für die drei wiederkehrenden Rollen:

• je ein einseitiges Stellenprofil in klarer Sprache, auf Gleichbehandlung geprüft
• eine Gesprächsstruktur in zwei Runden: 30 Minuten Telefonat durch die Büroleiterin, dann ein 90-minütiger Termin vor Ort mit Führungskraft und einem künftigen Kollegen
• eine Scorecard je Rolle mit fünf Kriterien und Bewertungsleitfaden
• Entscheidungskriterien: wer entscheidet, bis wann, und was ein „Ja“ braucht
• einen Antwortstandard: jeder Bewerber hört innerhalb von fünf Arbeitstagen vom Unternehmen

Wir schulten die vier Führungskräfte an einem halben Tag und begleiteten das erste Gespräch, das jede von ihnen in der neuen Struktur führte.

Ergebnis

In diesem Szenario lag der Zielprozess bei 7 Wochen: 1 Woche Ausschreibung, 2 Wochen Vorauswahl, 2 Wochen Gespräche, 2 Wochen Angebot und Vertrag. Die ersten beiden Einstellungen im neuen Prozess dauerten 6 und 8 Wochen. Beide Angebote wurden angenommen. Die Rückmeldungen der Bewerber wurden besser, weil sie eine Antwort bekamen. Das zählt in einer Region, in der sich dieselben Disponenten bei denselben zehn Firmen bewerben.

Die Büroleiterin betreibt den vorderen Teil des Prozesses heute ohne uns. Das Material liegt als Vorlagen im gemeinsamen Laufwerk des Kunden. Kommt eine neue Stelle, kopiert die Führungskraft das nächstliegende Stellenprofil samt Scorecard und passt es in einer Stunde an.

Was es gekostet hat

4.500 € Festpreis: Prozessprüfung, priorisierte Empfehlungen, drei Stellenprofile, Gesprächsstruktur, Scorecards, Entscheidungskriterien und ein halber Tag Schulung für vier Führungskräfte. Der Preis liegt zwischen unserer Prüfungsstufe ab 2.900 € und dem vollständigen System für 9.500 €, weil der Kunde drei Rollen samt Schulung brauchte und keine Software für das Bewerbermanagement. Der Preis stand vor Beginn der Arbeit fest. Jobbörsen-Gebühren trägt der Kunde selbst, sie sind nicht Teil des Honorars. Der Auftrag ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →