Objektverwalter in zehn Wochen produktiv: Hausverwaltung in Frankfurt

Ausgangslage

Eine Hausverwaltung in Frankfurt-Sachsenhausen mit 40 Mitarbeitenden betreut rund 4.000 Wohn- und Gewerbeeinheiten für Eigentümer und Eigentümergemeinschaften. Sie stellt vier bis sechs Objektverwalter im Jahr ein. Neue Mitarbeitende bekamen am ersten Tag einen Schreibtisch, einen Zugang und einen Bestand und lernten den Rest durch Nachfragen. Es dauerte rund fünf Monate, bis ein neuer Verwalter seinen Bestand ohne tägliche Hilfe führte. Zwei der letzten fünf Neueinsteiger hatten in der Probezeit gekündigt, einer davon nach einer schwierigen Eigentümerversammlung in der dritten Woche. Jeder Abgang kostete das Unternehmen eine neue Suche, eine zweite Einarbeitung und mehrere verärgerte Eigentümer.

Vorgehen

Wir arbeiteten an einer Rollenebene, dem Objektverwalter, weil dort die Verluste lagen. Zuerst sprachen wir mit den drei zuletzt Eingestellten, ihren beiden Teamleitungen und dem geschäftsführenden Partner und stellten eine Frage: Was hätten Sie wissen müssen, und wann haben Sie es erfahren?

Aus den Antworten bauten wir ein 30-60-90-Tage-Programm:

• Tag 1 bis 30: die Systeme, die Standardschreiben des Hauses und der Abrechnungsprozess, Begleitung einer erfahrenen Kollegin oder eines erfahrenen Kollegen bei zwei Eigentümerversammlungen, noch kein eigener Bestand. Ein fester Pate für tägliche Fragen.
• Tag 31 bis 60: ein Startbestand von 300 Einheiten mit dem Paten als Rückhalt und die erste eigene Eigentümerversammlung mit der Teamleitung im Raum.
• Tag 61 bis 90: der volle Bestand, der erste Monatsabschluss allein und ein schwieriger Fall, gemeinsam mit der Teamleitung nachbesprochen.

Jede Phase hat eine Checkliste für den Neueinsteiger und eine für die Teamleitung, dazu ein 30-minütiges Gespräch an Tag 30, 60 und 90 mit schriftlicher Notiz. Das Gespräch an Tag 90 ist zugleich das erste Probezeitgespräch, rechtzeitig innerhalb der sechsmonatigen Probezeit, die in deutschen Arbeitsverträgen üblich ist, damit Bedenken angesprochen werden, solange beide Seiten noch handeln können.

Wir schrieben eine einseitige Anleitung für die Teamleitungen, wie sie die Gespräche führen, und entwarfen die Willkommens-E-Mail und den Plan für die erste Woche als Vorlagen.

Ergebnis

In diesem Szenario führten die ersten drei Neueinsteiger im neuen Programm nach zehn Wochen ihren vollen Bestand, gegenüber fünf Monaten zuvor. Keiner der drei ging in der Probezeit. Die Teamleitungen wendeten je Neueinsteiger rund zwölf Stunden strukturierte Zeit über neunzig Tage auf, weniger als die geschätzten zwanzig Stunden an Unterbrechungen, die der alte Sprung ins kalte Wasser sie gekostet hatte. Die Eigentümerversammlungen neuer Verwalter lösten keine Beschwerden mehr aus, weil niemand mehr eine leitet, ohne vorher zwei gesehen zu haben.

Das Programm ist aufgeschrieben, also bekommt der nächste Neueinsteiger dieselben neunzig Tage, egal an welche Teamleitung er berichtet.

Was es gekostet hat

3.400 € Festpreis für eine Rollenebene: Gespräche mit den Neueinsteigern, das 30-60-90-Tage-Programm mit Checklisten, Gesprächsvorlagen, Anleitung für die Teamleitungen und die Vorlagen für die erste Woche. Der Preis stand vor Beginn der Arbeit fest. Der Auftrag ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →