Vom Angebot zur Rechnung, Elektrobetrieb in Eschborn

Ausgangslage

Ein familiengeführter Elektroinstallationsbetrieb in Eschborn, 38 Mitarbeitende, rund 5,2 Millionen € Umsatz pro Jahr, in zweiter Generation geführt. Die Aufträge reichten vom Kundendiensteinsatz für 800 € bis zum Ausbau von Bürogebäuden für 400.000 €. Die Arbeit selbst lief gut. Der Papierkram nicht. Rechnungen gingen im Schnitt 21 Tage nach Abschluss eines Auftrags hinaus. Die Büroleiterin verbrachte ihre Freitage damit, Bauleitern wegen Materiallisten und Stunden hinterherzulaufen. Die Kreditlinie war den größten Teil des Monats in Anspruch genommen, obwohl das Auftragsbuch voll war.

Der Inhaber vermutete den Verzug irgendwo zwischen Angebot und Rechnung. Wo genau, wusste er nicht.

Vorgehen

Wir haben die Einstiegsstufe unserer Leistung Prozessoptimierung & Effizienz durchgeführt: ein Prozess von Anfang bis Ende erfasst, vom Angebot bis zur bezahlten Rechnung, über vier Wochen.

Woche eins: Wir sind den Prozess mit den Menschen durchgegangen, die ihn täglich ausführen. Zwei Tage vor Ort, acht Gespräche, vom Kalkulator, der das Angebot schreibt, bis zur Buchhalterin, die den Zahlungseingang verbucht. Wir haben 40 abgeschlossene Aufträge der letzten zwölf Monate herausgezogen und jeden Schritt anhand der Zeitstempel im System gemessen.

Woche zwei: die Prozesslandkarte. Vierzehn Übergaben zwischen Angebot und Rechnung, drei davon auf Papier. Der Bauleiter notierte Stunden in einem Heft und tippte sie am Monatsende ab. Materiallieferungen wurden von Hand anhand der Lieferantenrechnungen den Aufträgen zugeordnet. Die Struktur des Angebots passte nicht zur Struktur der Rechnung, also baute die Büroleiterin jede Rechnung von Grund auf neu.

Woche drei: Wir haben gemessen, wo die 21 Tage blieben. Rund 12 Tage warteten auf die monatliche Stundenmeldung. Rund 6 Tage auf die Materialzuordnung. Der Rest war Nacharbeit und Rückfragen. Jeden Verzug haben wir in gebundener Liquidität bewertet, auf Basis des Tagesumsatzes des Betriebs.

Woche vier: eine priorisierte Liste mit 14 Maßnahmen, jede mit Umsetzungsaufwand, eingesparten Tagen und Verantwortlichem. Die ersten fünf brauchten keine neue Software. Wöchentliche Stundenmeldung vom Handy des Bauleiters. Angebotspositionen in die Rechnungsvorlage übernommen. Materiallieferungen am Tor auf die Auftragsnummer gebucht. Ein fester Rechnungstermin am Dienstag. Eine Person, die jede Rechnung freigibt.

Ergebnis

In diesem Szenario setzte der Betrieb die ersten fünf Maßnahmen innerhalb eines Monats nach Lieferung um. Drei Monate später gingen Rechnungen im Schnitt 6 Tage nach Auftragsabschluss hinaus. Bei einem Umsatz von rund 14.000 € pro Arbeitstag holte diese Verschiebung rund 150.000 € aus unabgerechneten Aufträgen auf das Geschäftskonto, und die Kreditlinie blieb in der zweiten Monatshälfte unangetastet.

Die Büroleiterin gewann rund 30 Stunden pro Monat, die sie jetzt in den Einkauf steckt. Die übrigen neun Maßnahmen der Liste stehen auf einem Zeitplan, den der Inhaber selbst bestimmt.

Was es gekostet hat

3.900 €, vor Beginn der Arbeit als Festpreis angeboten. Enthalten waren zwei Tage vor Ort, acht Gespräche, eine mit Zeiten hinterlegte Prozesslandkarte aus 40 echten Aufträgen und eine priorisierte Liste mit 14 Maßnahmen, jede mit Aufwand, Wirkung und Verantwortlichem. Die Arbeit ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →