ERP-Umstellung im Ostend termingerecht zum Produktivstart

Ausgangslage

Ein inhabergeführter Großhändler für Gastronomiebedarf im Frankfurter Ostend, 48 Mitarbeitende, rund 11 Millionen € Umsatz pro Jahr, beliefert rund 600 Restaurants und Hotels im Rhein-Main-Gebiet. Das Unternehmen stellte von einem 15 Jahre alten Lagersystem auf ein neues ERP-System um. Das Projekt hatte ein Budget von rund 220.000 € und seinen Starttermin zweimal verschoben. Der Softwareanbieter machte die Daten des Unternehmens verantwortlich. Der Lagerleiter den Anbieter. Der Inhaber führte Vertrieb, Einkauf und das Projekt, und das Projekt bekam, was von seiner Woche übrig blieb.

Er wollte keinen Vollzeit-Projektleiter auf der Gehaltsliste für ein Projekt, das endet. Er wollte jemanden mit Erfahrung, der es vier Monate lang verantwortet und dann zurückgibt.

Vorgehen

Wir haben die Teilzeitstufe unserer Leistung Interims- & Projektleitung durchgeführt: vier bis fünf Tage pro Monat auf einem klar umrissenen Mandat, die ERP-Umstellung zum Produktivstart bringen, über vier Monate.

Monat eins: Wir haben das Projekt auseinandergenommen. Zwei Tage mit dem Anbieter, zwei Tage mit Lager und Büro. Der eigentliche Engpass lag weder in den Daten noch in der Software. Das Unternehmen hatte nie festgelegt, wer den Artikelstamm verantwortet, deshalb waren 4.200 Artikel dreimal von drei Personen mit drei Ergebnissen bereinigt worden. Wir haben einen Verantwortlichen, eine Bereinigungsregel und einen Termin gesetzt. Den Plan haben wir in 14 Wochenschritte mit je einer benannten Person neu aufgebaut und dem Inhaber jeden Freitag eine einseitige Statusnotiz gegeben.

Monat zwei: Der Artikelstamm wurde freigegeben. Wir haben die erste vollständige Testmigration mit 30 echten Aufträgen eines Donnerstags gefahren und das Lagerteam am Freitag von den neuen Bildschirmen kommissionieren lassen. Neun Fehler kamen zurück. Sieben waren Konfiguration, zwei Anbieterkorrekturen mit Termin.

Monat drei: Wir haben den Einkaufsleiter des Unternehmens zur internen Projektleitung ernannt und die Besprechungen gemeinsam geführt. Die zweite Testmigration lieferte zwei Fehler. Den Plan für das Startwochenende haben wir Stunde für Stunde geschrieben, mit dem Rückfallpunkt am Sonntag um 14:00 Uhr.

Monat vier: Produktivstart am ersten Wochenende, zu dem in Monat eins gesetzten Termin. Wir blieben Montag und Dienstag vor Ort, zogen uns dann auf zwei Abstimmungsgespräche pro Woche zurück und schlossen das Mandat mit einer schriftlichen Übergabe ab.

Ergebnis

In diesem Szenario ging das System zum geplanten Termin in Betrieb. Am Montag waren elf Punkte offen. Alle elf erledigte die interne Projektleitung mit dem Anbieter innerhalb von 30 Tagen. Das Projekt schloss mit weniger als 5 % Abweichung vom Budget von 220.000 € ab.

Der Inhaber hatte seine Woche ab Monat zwei zurück, als die Statusnotiz am Freitag seine tägliche Beteiligung ersetzte. Der Einkaufsleiter, der das Projekt ab Monat drei führte, verantwortet heute die Beziehung zum ERP-Anbieter.

Was es gekostet hat

6.500 € pro Monat über vier Monate, insgesamt 26.000 €, vor Beginn des Mandats als feste Monatspauschale vereinbart. Enthalten waren vier bis fünf Tage pro Monat erfahrene Projektleitung, ein neu aufgebauter Plan, zwei Testmigrationen, das Startwochenende vor Ort, wöchentlicher schriftlicher Status für den Inhaber und ein eingearbeiteter interner Nachfolger. Die Arbeit ist durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →