Ingenieurbüro setzt zwei KI-Agenten in der Verwaltung ein

Ausgangslage

Ein Ingenieurbüro für Gebäudetechnik in Eschborn, 40 Mitarbeitende und etwa 4,5 Millionen € Jahresumsatz, hatte eine Verwaltung mit drei Personen, die nicht mehr hinterherkam. Sie bearbeiteten etwa 250 Lieferantenrechnungen im Monat, mahnten Projektstundenzettel an und stellten Angebotsunterlagen für die Partner zusammen. Rechnungen lagen im Durchschnitt vier Arbeitstage in einem gemeinsamen Postfach, bevor sie gebucht wurden, der Monatsabschluss kam zu spät, und die drei Mitarbeitenden machten regelmäßig Überstunden. Eine vierte Person hätte etwa 55.000 € im Jahr gekostet.

Vorgehen

Wir haben die Woche der Abteilung Aufgabe für Aufgabe erfasst und die beiden Abläufe herausgegriffen, die die meisten Stunden fraßen. Dann haben wir für jeden einen KI-Agenten gebaut. Das ist dasselbe Muster, nach dem wir unsere eigene Holding führen, in der Software den größten Teil der Verwaltung für einen einzigen Gründer erledigt.

Der erste Agent übernimmt den Rechnungseingang. Er liest jede PDF-Datei, die im Rechnungspostfach ankommt, zieht Lieferant, Betrag, Umsatzsteuer und Projektnummer heraus, ordnet die Rechnung der Bestellung im Warenwirtschaftssystem zu und bereitet den Buchungsvorschlag vor. Eine Person gibt jeden Vorschlag auf einer einzigen Bildschirmmaske frei. Der zweite Agent stellt Angebote zusammen. Zu einer Ausschreibung holt er die Standardkapitel, Projektreferenzen und Lebensläufe aus der Dokumentenablage und schreibt eine erste Fassung, in der jede Stelle markiert ist, an der ein Mensch entscheiden muss.

Beide Agenten laufen auf einem in der EU betriebenen Modell mit Auftragsverarbeitungsvertrag, keine Rechnung und kein Lebenslauf verlässt europäische Server. Die Wochen eins und zwei gingen für Entwurf und Datenzugang drauf. In den Wochen drei und vier liefen die Agenten im Schattenbetrieb: Sie machten ihre Vorschläge, während die Mitarbeitenden wie bisher arbeiteten, und wir verglichen beides. In den Wochen fünf und sechs gingen die Agenten in den Echtbetrieb, die drei Mitarbeitenden wurden an den Freigabemasken geschult, und wir hinterließen ein schriftliches Handbuch für den Tag, an dem etwas schiefgeht.

Ergebnis

In diesem Szenario liefen nach sechs Wochen zwei Agenten in der Abteilung Finanzen und Verwaltung.

Die Durchlaufzeit der Lieferantenrechnungen sank von etwa vier Arbeitstagen auf einen. Ein erster Angebotsentwurf brauchte etwa 40 Minuten Durchsicht statt einen halben Tag Schreibarbeit. Der Monatsabschluss war zwei Arbeitstage früher fertig als zuvor. Bei den drei Mitarbeitenden wurden etwa 14 Stunden pro Woche frei, die sie in das Anmahnen offener Forderungen steckten, und die Überfälligkeit sank im folgenden Quartal.

Im zweiten Monat brauchten unter 2 % der Agentenvorschläge eine Korrektur, und jede davon fiel bei der Freigabe auf. Die Überstunden hörten auf, die vierte Stelle wurde nicht besetzt.

Was es gekostet hat

Das Projekt aus dem Paket KI-native Geschäftsprozesse kostete 11.000 €, als Festpreis angeboten, bevor die Arbeit begann. Dafür gab es die Erfassung der Abteilung, zwei entworfene und gebaute Agenten, vier Wochen Schatten- und Echtbetrieb, die Schulung der Mitarbeitenden und das Handbuch. Die Modellnutzung von etwa 60 bis 90 € im Monat ist eine Fremdleistung und nicht enthalten. Die Arbeit war durch unsere 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie abgedeckt: volle Erstattung auf Wunsch innerhalb von 14 Tagen nach Lieferung.

Jeder Festpreisauftrag trägt die 100-Prozent-Geld-zurück-Garantie. So funktioniert die Garantie →